Штатное расписание в 1С ЗУП 2.5 (8.2)

В 1С ЗУП 2.5 (8.2) реализованы следующие возможности:

• ввод штатного расписания,
• хранение истории изменений штатного расписания,
• автоматический контроль кадровых документов согласно штатному расписанию. Если кадровый документ не соответствует штатному расписанию, то он не проводится.

Однако, в 1С для кадров 2.5 (8.2) имеются следующие нюансы учета штатного расписания:

• Штатное расписание хранится в регистре сведений, и каждая запись вносится отдельно, документа для утверждения штатного расписания нет.
• Так как это регистр сведений, то нет возможности сослаться на позицию штатного расписания. То есть при приеме на работу или переводе сотрудника нельзя указать, что сотрудник принимается соответствующую позицию штатного расписания.

Позиция штатного расписания в 1С ЗУП 2.5 кодируется двумя составляющими – это подразделение и должность:

При переводе сотрудника нужно отдельно указать подразделение и отдельно должность из общего списка должностей. Связка между подразделениями и должностями в 1С ЗУП 2.5 отсутствует, что является проблемным моментом.

Штатное расписание в 1С ЗУП 3.0 (8.3)

В базе 1С ЗУП 3.0 (8.3) штатное расписание – это справочник. Любая позиция штатного расписания – это элемент справочника:

При переводе сотрудника на другое место работы или нужно выбрать позицию из штатного расписания. Допустим, при переводе сотрудника на иную должность в 1С ЗУП 3.0, подразделение и должность выбираются уже из справочника «Штатное расписание»:

Соответственно, при выборе позиции из штатного расписания для привязки к сотруднику, вся основная кадровая информация из справочника штатного расписания присваивается сотруднику.

В 1С для кадров 3.0 в штатном расписании может быть несколько разных позиций с одним и тем же наименованием должности, а в прошлой версии программы 1С ЗУП 2.5 это не реализовано. Поэтому с выбором позиции из штатного расписания, на которую идет прием на работу или перевод в 1С ЗУП 3.0 проблем нет.

Настройка штатного расписания в 1С 8.3 ЗУП 3.0

В 1С для кадров 3.0 для штатного расписания предусмотрены следующие настройки:

Если установлен флажок в поле «Ведется штатное расписание», то в кадровых документах вместо должности указывается позиция штатного расписания. Если флажок не поставить, тогда должность выбирается из справочника Должностей.

В 1С ЗУП 3.0 есть возможность вести историю штатного расписания. Если в настройках флажок не установлен, тогда штатное расписание – это срез на текущий момент. Если вести историю, то изменение штатного расписания регистрируется специализированным документом:

Утверждение штатного расписания в 1С ЗУП 3.0 производится специальным документом:

Также в настройках штатного расписания есть возможность использовать «вилку» окладов и надбавок, а также использовать в позиции штатного расписания разряды и категории.

Как правильно составить штатное расписание в 1С ЗУП 3.0 изучено в составе базового блока курса .

Штатное расписание

Возможности «1С:Зарплаты и управления персоналом 8»:

• Ведение штатного расписания в программе опционально. Если предприятие небольшое и нет необходимости вести штатное расписание в программе, то можно вести учет и без штатного расписания. В этом случае при приеме и переводе сотрудников необходимо будет полностью описывать место и условия их работы. Если впоследствии организация примет решение составлять штатное расписание в программе, то оно сформируется автоматически по имеющейся информации о сотрудниках. Единственное, что может потребоваться, – это внести в него некоторые коррективы (например, указать вакантные позиции).
• Контроль кадровых документов на предмет их соответствия штатному расписанию можно установить или отказаться от него.
• Режим утверждения штатного расписания специальными документами позволяет хранить историю изменения штатного расписания, что дает возможность получить штатное расписание на любую прошедшую дату. Кроме того, можно анализировать неутвержденное (плановое) штатное расписание.

Штатное расписание в программе представляется в виде списка позиций. Позиция штатного расписания – это определенная должность в определенном подразделении организации с определенными условиями труда, с указанием количества штатных единиц. При описании позиции штатного расписания должность можно уточнить разрядом (категорией).

Возможность указания нецелого (дробного) количества штатных единиц доступна, если в настройках кадрового учета отмечено использование работы на неполной ставке.

Наименование позиции формируется автоматически по схеме «Должность, разряд (категория)/Подразделение», но может быть изменено или дополнено произвольным образом.

Позицию штатного расписания характеризуют условия труда и его оплаты. При описании условий труда для позиции можно указать:

• право на отпуск, возникающее при работе на этой позиции;
• класс условий труда (по результатам спецоценки);
• произвольное текстовое описание условий работы;
• график работы, характерный для этой позиции. Он будет использоваться при оформлении кадровых приказов по этой позиции для подстановки в них (с возможностью изменения). Также он будет учитываться непосредственно в самой позиции при расчете ее фонда оплаты труда. По умолчанию график подставляется из карточки выбранного подразделения (организации, если для подразделения не задан).

Из карточки позиции штатного расписания можно перейти к списку сотрудников, которые ее занимают.

Когда в программе ведется штатное расписание, то в различных кадровых приказах (о приемах, переводах и т. п.) должность выбирается не из всего списка должностей, а из списка позиций выбранного подразделения. При этом документы автоматически заполняются в соответствии с условиями, заданными для выбранной позиции. Однако эти условия можно изменить непосредственно в кадровом приказе. При регистрации кадрового приказа можно проверить, соответствует ли он действующему штатному расписанию. Тем не менее зарегистрировать приказ можно, даже если на данный момент он расписанию не соответствует. Возникающие расхождения можно анализировать с помощью отчета «Соблюдение штатного расписания».

Ведение штатного расписания в программе позволяет:

• принимать и переводить сотрудников, выбирая должность из списка, характерного для выбранного подразделения (в соответствии с действующим штатным расписанием);
• при приеме и переводе сотрудника автоматически формировать список начислений и их размер, соответствующий выбранной должности в выбранном подразделении (в соответствии с действующим штатным расписанием), с возможностью корректировки;
• бронировать позиции штатного расписания за сотрудником;
• в информационных целях хранить сведения о том, какими специальностями должен владеть сотрудник для замещения той или иной должности (в карточке должности и позиции штатного расписания можно перечислить требуемые специальности);
• производить индексацию штатного расписания;
• при оформлении кадровых приказов контролировать их соответствие штатному расписанию;
• проводить анализ соответствия фактической штатной расстановки штатному расписанию;
• помимо должности описывать место работы разрядом (категорией) этой должности;
• для подразделения определять, сформировано оно или расформировано, для должности – включена она в штатное расписание или уже исключена. Это позволяет видеть только актуальные подразделения и должности в соответствующих списках;
• сформировать для печати унифицированную форму Т-3, отчеты «Соблюдение и анализ штатного расписания», «Штатная расстановка», «Занятость штатного расписания» и другие печатные формы.

Программа «Зарплата и управление персоналом» функционирует в полноценном режиме при предварительно сформированных и заполненных базовых файлах. Одним из таких наборов данных является штатное расписание предприятия. Изначально в нем содержатся сведения о наименовании должностей, их количественном составе, окладе каждой должности, фонде оплаты труда по категории работников и дате утверждения положения о штатной единице.

Функция корректировки штатного расписания

Доступ к документу «Штатное расписание» открывается после перехода во вкладку «Кадры» и дальнейшей активации непосредственно документа. В командной строке указана опция «Изменить текущее штатное расписание». Функция корректировки предоставляет пользователю возможность добавить запись в штатное расписание, изменить запись, убрать позицию или откорректировать данные об окладе.

Для введения дополнительной строки в штатное расписание выбирают опцию «Добавить позицию». Система предоставит окно с полями и ссылками на базовые справочники, в которых содержатся полные перечни сведений о структурных подразделениях предприятия, должностях, категориях работников. Ввести нужно только сумму плановых начислений. Окончание операции по добавлению записи подтверждается нажатием поля «ОК».

Опция «Изменить позицию» позволяет добавить или убрать количество штатных единиц по какой-либо должности. Чтобы добавить ставку по должности нужно нажать пункт меню «Выбрать». Далее:

После внесения изменений фонд оплаты труда по должности будет пересчитан в автоматическом режиме.

Пункт «Закрыть позицию» обеспечивает возможности для исключения должности из штатного расписания. После активации функции «Закрыть позицию» программа предлагает полное штатное расписание в режиме корректировки списка. Пользователю необходимо отметить должности, подлежащие удалению из перечня и нажать пункт меню «Выбрать».

Фиксация изменений

Во вкладке «Изменить штатное расписание» будут представлены все записи, в которых были произведены изменения. При этом строки, которые были добавлены, на экране отмечены зеленым цветом, откорректированные записи - синим, а намеченные к исключению – красным. Все корректировки базы данных будут выполнены программой окончательно только после нажатия на поле «Провести». После выполнения всех операций система выведет на экран монитора штатное расписание, в котором будут отражены: все предусмотренные должности с датой ввода каждой записи, новые оклады по каждому пункту штатного расписания, откорректированные суммарные значения ФОТ по количеству сотрудников в разрезе должностей.

Штатное расписание в 1С ЗУП – неотъемлемая часть работы с персоналом на любом предприятии. Рассмотрим в этой пошаговой инструкции следующие моменты: где оно находится, как согласовать, как настроить, создать, изменить оклад и штатное расписание в программе «1С ЗУП 8.3».

Программа 1С ЗУП позволяет гибко настраивать применение штатного расписания. Для этого нужно перейти на панели разделов в «Настройку», нажать ссылку «Кадровый учет», затем в открывшейся форме настроек кадрового учета нажать «Настройка штатного расписания».

Откроется окно, где можно включить или выключить опции: ведение штатного расписания, автоматическую проверку кадровых документов, историю изменений, использование таких возможностей, как «вилка» окладов и надбавок, разряды и категории, бронирование позиций, а также способ отображения надбавок.

Утверждение штатного расписания

Чтобы найти в 1С ЗУП штатное расписание, нужно перейти в разделы «Главное» или «Кадры». Если ни одна позиция еще не утверждена, то открывшаяся вкладка будет выглядеть так:

Нажмем ссылку «Утвердить штатное расписание». Программа создала документ «Утверждение штатного расписания», где нужно указать месяц и дату и затем добавить позиции по соответствующей кнопке. В каждой позиции указывается подразделение, должность, график работы, количество единиц (ставок).

В табличную часть «Оплата труда» заносим начисления и показатели оклада, на вкладке «Дополнительно» можно внести текстовую информацию о характере работы, а также указать положенный дополнительный отпуск.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Позицию сохраняем по кнопке «ОК», после чего она встает в строчку нашего документа «Утверждение штатного расписания». Когда все позиции будут занесены, документ необходимо провести — это можно сделать с помощью кнопок «Провести» или «Провести и закрыть».

Из документа по кнопке «Печать» можно распечатать как приказ об утверждении штатного расписания, так и само штатное расписание по унифицированной форме Т-3.

После проведения документа вкладка штатного расписания приобрела другой вид. В таблице отображаются позиции с указанием по каждой из них подразделения, должности, количества единиц и даты утверждения, а в «шапке» появились новые ссылки-команды. По ссылке «Документы, изменившие штатное расписание» можно открыть журнал документов, с помощью которых регистрировались изменения.

Если теперь мы откроем в программе справочник «Должности» (см. разделы «Кадры» и «Настройка»), то увидим, что у должностей, по которым введены позиции штатного расписания, появилась отметка о вводе и его дата. Причем те должности, которые еще не введены в штатное расписание, будут отображаться в справочнике только при установленном флажке «Показывать новые должности».

Редактирование штатного расписания

Если уже введенное в программу штатное расписание требуется отредактировать (например, исправить ошибку), то на вкладке штатного расписания нужно нажать ссылку «Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписание». Откроется ранее введенный документ, он доступен для внесения необходимых изменений.

Кроме того, из проведенного документа «Утверждение штатного расписания» можно при необходимости ввести новый документ для изменения плановых начислений сотрудников, нажав соответствующую кнопку:

Как изменить штатное расписание и оклады в 1С 8.3 ЗУП

Если необходимо зарегистрировать в 1С ЗУП изменение штатного расписания, то следует нажать ссылку «Изменить текущее штатное расписание»:

Будет создан новый документ программы, который называется «Изменение штатного расписания». После указания подразделения в документе отобразятся текущие позиции по этому подразделению. Каждую позицию можно открыть для изменения либо закрыть по соответствующей кнопке.

Кроме того, возможно добавление новых позиций таким же образом, как в «Утверждении штатного расписания».

По определению, штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором оформляются:

• структура организации;
• штатный состав организации и численность ее сотрудников;
• наименования должностей, где также указаны квалификация и сетка окладов, а также возможная надбавка для каждой из должностей.

Для организаций штатное расписание является главным инструментом, позволяющим:

• прослеживать структурные подразделения организации;
• закреплять штатную численность подразделений и фиксировать количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
• прослеживать систему оплаты труда работников структурных подразделений;
• устанавливать размеры надбавок должности;
• облегчить отслеживание вакансий с последующим подбором персонала.

Штатное расписание необходимо корректировать, если изменяются:

• при реорганизации структурных подразделений;
• количество штатных единиц;
• вводятся новые должности, специальности, профессии;
• меняются размеры оплаты труда (тарифные ставки, должностные оклады, надбавки).

Скачать и распечатать примеры Вы может по ссылкам:

Штатное расписание в 1С Бухгалтерия 8.3

Достаточно часто пользователи задают вопрос: «где в найти и сделать штатное расписание?»

У нас есть плохая новость — Штатного расписания в 1С Бухгалтерия 3.0 как такового нет . А что есть, и с чем мы можем работать?

Есть справочник «Должности», куда можно ввести новую должность (к сожалению, штатную численность мы с его помощью не сможем установить).

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Для должности имеется возможность задать условия вредности. Для этого предварительно необходимо произвести настройки программы:

Зарплата и кадры -> Справочники и настройки -> Настройки зарплаты -> Порядок учета зарплаты