Придание документам юридической силы
* инструкция по кадровому делопроизводству
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации
Основное назначение кадровой документации – придать большую прозрачность трудовым отношениям. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом. Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.
В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят:
· Штатное расписание (статья 57 ТК РФ);
· Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ);
· Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ);
· При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ);
· График отпусков (статья 123 ТК РФ);
· Правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ).
Эти кадровые документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда.
График сменности Ст. 103 ТК РФ Обязательно при наличии сменной работы
Документация по личному составу
Создается в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом. Документация по личному составу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т. п.К этому виду документации относятся:
распорядительные документы, документы, подтверждающие трудовую деятельность работника;
информационно - расчетные документы;
официальная внутренняя переписка;
журналы (книги) учета и регистрации документов.
Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности. Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие.
Распорядительные документы
Документы подтверждающие трудовую деятельность
Информационно-расчетные документы
Внутренняя служебная переписка
Журнал (книги) учета и регистрации
Приказы по личному составу:
О приеме на работу
- об увольнении
- о переводе
- о направлении в
командировку
-о предоставлении отпуска
-о поощрении
-о наложении дисциплинарного взыскания
Приказы по основной деятельности
Трудовые книжки
- трудовые договора и изменения к ним
- копии приказов по личному составу
Личные карточки работников
- личные дела работников
- табель учета рабочего времени
Заявление работника
- служебные записки
- объяснительные
- представления
Регистрация трудовых договоров
- регистрация приказов о приеме, переводе и увольнения работников
- регистрация приказов о предоставлении отпуска
- регистрация приказов о командировках работников
- регистрация командировочных удостоверений
- регистрация служебных заданий
- регистрация локальных нормативных актов
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
- регистрация приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий
- выдача справок по личному составу
- учета больничных листов
Распорядительные документы
К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя. С их помощью руководитель организации осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации.Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы.
Первая группа - приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации).
Вторая - приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую работу, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).
Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность организации в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно.
Во вторую группу входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников.
Многие из этих документов ведутся по типовой форме, утвержденной Госкомстатом России.
Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника
К таким документам относятся:- трудовая книжка,
- трудовой договор,
- справка о трудовой деятельности,
- копии приказов о приеме на работу и увольнении.
Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж. Дело в том, что стаж (общий трудовой или страховой) имеет значение как для будущего пенсионного обеспечения сотрудника, так и для назначения ему пособия по временной нетрудоспособности в период работы.
На основании копий приказов других работодателей в трудовую книжку работника вносятся записи о совместительстве, а также оформляется дубликат трудовой книжки.
Информационно - расчетные документы
Информационно-расчетные документы ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью.К их числу относятся:
- личная карточка работника,
- штатное расписание,
- табель учета рабочего времени,
- личные дела.
Форма большинства этих документов также унифицирована.
Внутренняя служебная переписка
Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения.
Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника.
При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.
Журналы учета и контроля
Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.
Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица:
- журнал регистрации трудовых договоров;
- журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;
- журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;
- журнал регистрации приказов о командировках работников;
- журнал регистрации командировочных удостоверений;
- журнал регистрации служебных заданий;
- журнал регистрации локальных нормативных актов;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;
- журнал выдачи справок по личному составу;
- журнал учета больничных листов;
- журнал регистрации несчастных случаев на производстве.
Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.
Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 р. № 69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.
Все ли документы обязательны?
Все перечисленные внутренние документы организации условно делятся на три блока:
- обязательные,
- рекомендованные,
- зависящие от специфики организации.
Обязательные документы
должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе. Так, необходимость ведения правил внутреннего трудового распорядка следует из ст. 189 и 190 ТК РФ, обязательность штатного расписания - из ст. 57 ТК РФ, а документы о защите персональных данных готовятся исходя из требований гл. 14 ТК РФ.
Рекомендованные документы
служат для оптимизации работы с кадрами. Они могут быть, а могут и не быть в организации. Это зависит от решения генерального директора или руководителя кадровой службы.
Например, должностные инструкции специалистов, положения об отделах есть далеко не в каждой компании.
Документы, зависящие от специфики организации
, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда. Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций. Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.
Что же конкретно нужно иметь в составе кадровой документации организации? Список кадровой документации предприятия:
Перечень необходимых кадровых документов
| Документ | Ссылка на законодательство | В каких случаях оформляется | ||
| Общие документы | ||||
| Правила внутреннего трудового распорядка | Ст. 189 ТК РФ | Обязательно | ||
| Штатное расписание | Обязательно | |||
| Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них | Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 г. | Обязательно | ||
| Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием | Единый тарифно-квалификационный справочник | Обязательно, если должностные обязанности не урегулированы в трудовых договорах | ||
| Положение о персональных данных работников | Ст. 86 ТК РФ | Обязательно | ||
| Положение об оплате труда работников | Раздел VI ТК РФ | |||
| Положение о премировании и материальном стимулировании работников | Раздел VI ТК РФ | Обязательно, если вопросы оплаты труда не урегулированы в трудовых договорах | ||
| Положение об охране труда | Раздел X ТК РФ | Не обязательно | ||
| Инструкции по охране труда по профессиям | Раздел X ТК РФ | Обязательно | ||
| Журнал инструктажа (ознакомление с инструкциями) | Раздел X ТК РФ | Обязательно | ||
| Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования | Ст. 69 ТК РФ | Лица, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами | ||
| График отпусков | Ст. 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. | Обязательно | ||
| Положение о коммерческой тайне | Федеральный закон № 98-ФЗ от 29.07.2004 г. «О коммерческой тайне» | Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник должен сохранять коммерческую тайну | ||
| Коллективный договор | Глава 7 ТК РФ | Не обязателен, заключается по соглашению сторон | ||
| Индивидуальные документы | ||||
| Трудовой договор | Ст. 16, 56, 67 ТК РФ | Обязательно | ||
| Приказ о приеме на работу | Ст. 68 ТК РФ, постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. | Обязательно | ||
| Личная карточка работника | Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. | Обязательно | ||
| Трудовая книжка | Ст. 66 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках», постановление Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 | Обязательно | ||
| Договоры о полной материальной ответственности | Приложения № 2 и № 4 к постановлению Минтруда России от 31.12.2003 г. № 85 | Обязательно в случаях установления полной материальной ответственности | ||
| Приказ о предоставлении отпуска работнику | Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. | Обязательно | ||
| Заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы | Ст. 128 ТК РФ | Обязательно | ||
| Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда | Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. | Обязательно | ||
| График сменности | Ст. 103 ТК РФ | Обязательно при наличии сменной работы | ||
Восстановление кадровой документации
Нового менеджера по персоналу может ожидать на новой работе множество сюрпризов, и не все они могут быть приятными. На проверку может оказаться, что в организации нет и половины документов из приведенного перечня/ Конечно, в один день разработать, оформить и внедрить все эти документы практически невозможно. Нужно выделить
в этом списке самые важные
и приоритетные позиции и приступить к их оформлению.
Начните с составления штатного расписания, графика отпусков. Пусть это даже пройдет с нарушением сроков, указанных в Трудовом кодексе РФ.
Затем нужно проверить наличие трудовых договоров с работниками, наличие и правильность оформления приказов о приеме и переводе, записей в трудовых книжках.
Заведите журналы регистрации трудовых договоров, журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении работников вашей организации.
Оформите книгу учета трудовых книжек.
Затем предстоит привести в порядок личные карточки формы Т-2.
Документ датируется временем его оформления, но в тексте документа, например карточки формы Т-2, указывается реальная (в том случае, о котором идет речь, более ранняя) дата приема, т.е. именно дата когда принят на работу или переведен на другую должность работник. При установлении дат приема и перевода вы можете прибегнуть к помощи бухгалтерии и запросить для сверки и уточнения дат лицевые счета работников.
Очень важно не запускать текущую работу!
Оформляйте документы на вновь принятых, переведенных или уволенных работников в строго установленные Трудовым кодексом РФ сроки и с соблюдением всех правил делопроизводства
.
Следующим шагом должно стать составление, оформление и внедрение локальных нормативных актов.
Помните, что это серьезная, очень ответственная и трудоемкая работа, ведь эти документы содержат нормы трудового права (ст. 8 ТК РФ).
Качественно разработать и внедрить должностные инструкции даже при небольшом штате работников за три дня невозможно.
Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу
.
Особенно к таким документам по личному составу как:
трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении,
личные карточки формы 1-2, лицевые счета работников,
личные дела и регистрационные формы - имеют срок хранения 75 лет.
Невостребованные трудовые книжки и книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет.
Сроки хранения документов по личному составу установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (с изменениями от 27.10.2003). Все указанные в Перечне документы должны обязательно сдаваться в архив.
Существуют документы обязательные (предусмотренные ) и рекомендованные. Если в вашем КДП полный ноль — стоит энергично взяться за создание обязательной документации. В самом общем виде она подразделяется на две категории:
- Локальные нормативные акты.
- Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений.
- положение о защите .
Сюда же, но с учетом специфики, можно отнести:
- положение о и пр. (если такие особенности на вашем предприятии существуют).
- документы по учету кадров (трудовые, гражданско-правовые договоры; приказы по личному составу; личные карточки работника);
- документы по учету рабочего времени и расчетов (табели, расчетно-платежные ведомости);
- личные документы сотрудников (трудовые книжки, документы личного дела).
Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
Обычно у новичков возникает вопрос: как нумеровать приказы? Хорошая новость: законодательных требований не установлено, положитесь на здравый смысл.
Есть несколько вопросов-подсказок, ответив на которые, вы сможете создать собственную логику нумерации приказов.
- Сколько в организации штатных сотрудников: 10, 50, больше пятидесяти?
- Какова текучесть кадров?
- Как часто приходится изменять условия труда (переводить сотрудников с должности на должность, привлекать к работе в выходные дни и т.п.)?
Если увидите, что объем приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отделить их от приказов по основной деятельности. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.
Чтобы не запутаться и содержать документацию в порядке — также рекомендовано вести журнал регистрации приказов.
Ведение кадрового делопроизводства
Эта непростая работа осуществляется на основании , который содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться. Кстати, с 2013 года никто не имеет права потребовать документы только в том виде, в котором они представлены в постановлении: но зачем тратить время на изобретение велосипеда?
Для начала рекомендуется издать инструкцию или регламент по КДП, где прописать, как документируются все кадровые процедуры, как они проходят внутри организации и т. д. Такая инструкция станет надежной основой всего КДП на предприятии и позволит навести в нем идеальный порядок.
Функционирование образовательной организации неразрывно связана с созданием документации, обеспечивающей ведение отчетности по всем управленческим операциям. Деятельность руководителя по организации документооборота в ОО является важной составляющей административного процесса, направленного на реализацию:
- воспитательно-образовательного процесса в школе;
- решение кадровых вопросов;
- ведение сопутствующей хозяйственной деятельности.
Документация, создаваемая для фиксации промежуточных и итоговых результатов работы управленческого состава, содержит достоверные данные о действительном состоянии всех школьных активов. Поэтому к ведению документооборота предъявляются особые требования, отраженные в действующей законодательной базе.
Положение о делопроизводстве в школе
Организация документооборота в ОУ осуществляется строго в соответствии с нормативными требованиями, предусматривающими выполнение единых норм по составлению и заполнению документов в каждой школе.
Проверяющие органы требуют, чтобы руководители образовательных организаций при обеспечении опирались на такие нормативные акты:
- ГОСТ-Р 6.30-2003, в котором представлены унифицированные требования к составлению деловых бумаг.
- Методические рекомендации по ведению делопроизводства, утвержденные приказом Росархива № 76 от 23.12.2009 г.
- Письмо Минобразования РФ № 03-51/64, в котором также содержаться методические рекомендации по работе с документами в ОУ.
Правила оформления документации также закрепляет Положение о ведении делопроизводства в школе , которое должно быть разработано и утверждено на локальном уровне с учетом особенностей управленческой структуры.
Структура Положения о делопроизводстве
| Разделы | Содержание разделов |
| Цели делопроизводства | Обеспечение полного соответствия документальных данных положениям действующего законодательства, требованиям по автоматизации процесса составления и хранения деловых бумаг. |
| Задачи делопроизводства |
|
| Принципы ведения документооборота |
|
| Функции делопроизводства в ОУ |
|
| Классификация документов | Представление всех типов документов, составляемых школьными службами , в соответствии с основными типами документации. Делопроизводство образовательной организации предусматривает создание и хранение таких типов документов:
|
| Требования к оформлению | В данном пункте Положения приводится список требований, предъявляемых к содержанию, структуре и реквизитам школьной документации. |
| Организация документооборота | Указывается количество потоков бумаг (как правило, их три - внутренние, входящие и исходящие), порядок их регистрации, группировки и последующей передачи в канцелярию для хранения. |
| Номенклатура документов | Приводится расшифровка номенклатурных знаков, оформляемых в формате «01», «02», «03» и т.д. |
| Требования к хранению и использованию печати | Печать должна храниться в сейфе в кабинете руководителя ОУ, который несет личную ответственность за ее сохранность. В данном пункте Положения следует привести перечень документов, подлежащих заверению «мокрой» печатью. |
| Документация, подлежащая заверению руководителем школы | Только директор образовательной организации имеет право заверять документы, определяющие регламент ведения и обеспечения образовательного процесса ( , расписание уроков, правила внутреннего распорядка, меню школьной столовой и другие локальные акты). |
Инструкция по делопроизводству в школе
Правила составления каждого вида документов также подлежат строгой регламентации, закрепляемой локальной инструкцией установленного образца. Положения данного локального акта применимы к заполнению бумажных и электронных носителей, что позволяет гарантировать унификацию системы школьного документооборота. При этом представленные правила заполнения бумаг применяются к бухгалтерской, технической и другим специализированным видам документации только в части общих принципов.
Заверенная инструкция по реализации делопроизводства в школе должна содержать такие разделы:
- Общие положения, регламентирующие порядок применения представленных правил к каждому отдельному типу документации.
- Состав используемой документации.
- Правила оформления документов, закрепляющие правила заполнения пустых бланков, указания реквизитов, требования к содержанию и структуре каждого отельного вида бумаг.
- Подготовка и оформление особо важных видов документации: приказов, инструкций, протоколов, служебных писем, телефонограмм, заявлений, записок, актов.
- Организация исполнения документов - раздел, утверждающий требования к процедурам предварительной регистрации, рассмотрения, распределения, обработки и передачи бумаг.
- Контроль исполнения документов, регламентирующий формы и сроки контроля, уровень ответственности уполномоченных лиц.
- Изготовление и использование печатей и штампов.
- Особенности ведения номенклатуры дел.
- Порядок передачи документации на хранение.
Кадровое делопроизводство в школе
В действующем трудовом законодательстве нашей страны не выделяется понятие «кадровое делопроизводство». Поэтому сотрудник, ответственный за поддержание документооборота в образовательной организации - , секретарь - в своей деятельности должен руководствоваться общими государственными нормами по вопросам документального сопровождения кадровой работы и локальными актами ОУ.
Реализация кадрового последовательного делопроизводства в школе предусматривает составление и сохранение разных типов документации, в число которой входят:
- Трудовые договоры.
- Трудовые книжки.
- Штатное расписание.
- Должностные инструкции сотрудников ОУ.
- Личные дела работников.
- Графики отпусков и сменности.
- Табели учета рабочего времени.
- Приказы по кадровому делопроизводству.
- Заявления от педработников.
- Документы о защите персональных данных.
- Журналы регистрации командировочных документов.
- Графики аттестации учителей-предметников, других педагогических работников.
Делопроизводство в школе: образцы документов
Текстовое сопровождение деятельности школы формирует система документации, классифицируемая в соответствии со сферами применения. В рамках ведения делопроизводства в школе образцы таких документов остаются наиболее востребованными:
1. Организационные
К их числу относится:
- устав школы,
- договор с учредителем,
- должностные инструкции,
- правила внутреннего распорядка для сотрудников,
- штатное расписание.
2. Распорядительные
К их числу относится приказы:
- по организации воспитательно-образовательного процесса,
- по административно-хозяйственной деятельности,
- по кадровому составу и учащимся,
- инструкции по охране труда, пожарной безопасности.
3. Информационно-справочные
Это справки, докладные и объяснительные записки, протоколы педсоветов, тематических семинаров и форумов, письма, телеграммы, телефонограммы, документы по кадровому делопроизводству, рассмотренные выше.
4. Учебно-педагогическая документация
К их числу относится:
- личные дела учащиеся,
- книги приказов,
- журналы фактультативных занятий и т.д.
Хочется отметить, что в силу тенденций времени характер документооборота в ОУ меняется. Хранение оригиналов бумаг, связанное с обеспечением оптимального освещения и температурного режима в архиве, отходит на второй план. Большое количество документации силами кадровиков переводится в электронный вид, что позволяет быстро находить нужную информацию и экономить финансовые средства на содержание архива.
Меня интересует вопрос о том, как ведется кадровое делопроизводство в школе. До этого я работала кадровиком в коммерческих малых организациях и в школу устроилась впервые. Поэтому я хотела бы изучить кадровое делопроизводство в школе и скачать необходимые документы.
Ответ
Кадровое делопроизводство в школе ведется по общим правилам организации кадровой работы. Так же как и в любой другой организации, кадровый работник в школе:
- составляет кадровые приказы. Это приказы о приеме на работу сотрудников, о прекращении трудового договора и т.д.;
- составляет и заключает трудовые договоры с работниками;
- делает записи в трудовых книжках работников;
- ведет личные карточки сотрудников;
- оформляет все документы на отпуска и командировки сотрудников;
- составляет график отпусков;
- ведет табель учета рабочего времени;
- ведет книгу учета трудовых книжек.
Кроме того, на кадровика, в том числе в школе, может быть возложена обязанность по ведению воинского учета.
Таким образом, кадровое делопроизводство в школе и документы, которые составляет кадровик при работе в школе, мало чем отличаются от того, что принято в коммерческих организациях.
Вместе с тем, кадровику следует изучить Закон об образовании, а также документы Минтруда о продолжительности рабочего времени педагогических работников, а также о периоде ежегодного отпуска педагогов.
Также следует помнить, что при приеме на работу педагогов обязательна справка об отсутствии судимости. Этот документ предъявляется при приеме на работу в составе общего пакета документов. Помимо этого, чаще всего именно кадровому работнику надо будет следить за прохождением педагогами очередной аттестации.
В образовательных учреждениях, как правило, нет специалистов по документоведению.
В целях рациональной организации документационного обеспечения в общеобразовательных учреждениях системы образования Министерством образования Российской Федерации подготовлены и согласованы с Федеральной архивной службой России » Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях».
Руководителям образовательных учреждений, территориальных, муниципальных и региональных органов управления образованием рекомендуем использовать данные методические рекомендации в работе по делопроизводству.
Первый заместитель министра А.Ф.Киселев
1. Общие положения
1.3. Непосредственное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
2. Документирование управленческой деятельности общеобразовательного учреждения.
В состав документов общеобразовательного учреждения входят:
Организационные документы. (устав общеобразовательного учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание ; правила внутреннего трудового распорядка);
Распорядительные документы (приказы , инструкции); информационно-справочные документы (протоколы , планы, отчеты, справки, акты, докладные, и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы , договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).
Документы, как правило, должны оформляться на бланках общеобразовательного учреждения, соответствующих стандарту (ГОСТ Р 6.30-97 с изменением N 1 2000 г.), иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.
ПРИКАЗ — правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов деятельности общеобразовательного учреждения.
Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем ОУ.
Оформляется приказ на бланке общеобразовательного учреждения и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись, визы, согласование.
При подготовке текста приказа следует соблюдать следующие принципы:
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа:
Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «приказываю», ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.
Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме.
Отдельные задания (например, задания, содержащие цифровые данные) могут оформляться в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.
На первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись:
Приложение (1,2…)
к приказу от 11.02.2001 N 2
Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу данного приложения делается соответствующая запись:
Приложение
к приказу от 02.02.2001 N 12
Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.
Приказ может быть подписан:
Не разрешается подписывать приказы с предлогом «за», проставляя косую черту или другие знаки перед наименованием должности. Приказ без подписи не имеет юридической силы.
Подпись руководителя скрепляется гербовой печатью учреждения.
В книге приказов достаточно подписи руководителя, удостоверяющей приказ, так как существуют правила ведения и хранения книги приказов, не допускающие подделок и исправлений внесенных в нее записей.
Вслед за подписью помещается: «С приказом ознакомлен: (ПОДПИСЬ Ф.И.О.)» подпись расшифровка подписи и дата ставятся работником собственноручно.
Все приказы, издаваемые в образовательном учреждении можно условно разбить на 4 блока:
В работе учреждения есть приказы, которые повторяются ежегодно в одно и тоже время, т.е. носят цикличный характер.
Циклограмма (примерная) приказов по образовательному учреждению по месяцам приведена в приложении.
Распоряжение
Распоряжения издаются заместителями директора по УВР в пределах своей компетенции и составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях отделяется от распорядительной части словами: «Предлагаю», «Рекомендую», «Обязываю», «Считаю необходимым».
Процессы применения управленческих решений общеобразовательного учреждения и сами решения документируются с помощью протоколов конференций, педагогических советов.
Протоколы оформляются в специальной тетради и содержат следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, наименование вида документа, Дата протокола – это дата проведения совещания. Заголовок-форма сбора и наименование органа самоуправления.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» ).
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, после них ставится двоеточие.
Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос начинается с новой строки. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности.
Вопросы перечисляются в именительном падеже. Доклад (отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы и фамилию докладчика пишут в родительном падеже.
Каждый вопрос должен быть конкретизирован.
Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме «Слушали — выступили — постановили (решили)», а также протоколируются вопросы и ответы.
В практике применяется краткая форма протокола, когда указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.
Выписка из протокола
Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:
наименование общеобразовательного учреждения, название вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, отметку о заверении копии, отметку об исполнении, направлении в «дело».
К информационно-справочным документам, образующимся в процессе деятельности ОУ, относятся: справки, докладные записки, письма, телефонограммы.
Письмо. Письма оформляются на бланках, включают в себя следующий состав реквизитов:
ТЕЛЕФОНОГРАММА . Телефонограмма включает следующие реквизиты:
Текст не должен включать более 50 слов. Телефонограмма должна быть датирована и подписана лицом, от имени которого она передается.
Справка .
Справка- документ, подтверждающий какие-либо факты или события.
Справки бывают двух видов:
1. Справки составляются для описания или подтверждения фактов или событий в деятельности учреждения. Составляются по указанию вышестоящей организации или руководителя учреждения для информации о выполнении планов, заданий, поручений и представляются в установленные сроки.
Текст такой справки состоит из двух частей:
В первой части излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются.
В этом состоит отличие от докладной записки.
Справка должна объективно отражать состояние дел, ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений, могут приводиться таблицы.
Справки, составленные для руководителя учреждения, подписывает составитель.
Справки составляются по указанию вышестоящей организации, подписывает руководитель учреждения.
Датой справки является дата ее подписания.
2. Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы, занимаемой должности, размер заработной платы и т.д. Для них применяются унифицированные трафаретные бланки.
Такого рода справки выдаются по запросам заинтересованных лиц (сотрудников) или учреждений и регистрируются в журнале выдаваемых справок.
Текст начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В конце справки указывается название организации или учреждения, куда она представляется.
В учреждениях образования применяются, в основном, три вида справок:
Справки подписывает руководитель учреждения.
Докладные и объяснительные записки.
Докладная записка может выполняться рукописным способом.
Это документ, адресованный руководителю и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факт выполненной работы, а также содержащий выводы и предложения составителя.
Текст докладной записки делится на две части: 1-Констатирующая, где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и 2- где излагается предложение, просьба.
Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «О»,«Об».
Докладная записка оформляется на простом листе бумаги с воспроизведением реквизитов бланка.
Объяснительные записки – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющей причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки, поясняющие содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке учреждения.
Объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.
Личное дело сотрудника – это совокупность документов, содержащих наиболее полное сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.
Личные дела ведутся на всех работников ОУ.
Документы в личных делах располагаются в следующем порядке:
В личное дело не помещаются копии приказов о наложении взысканий, справки о состоянии здоровья и с места жительства, заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и другие документы второстепенного значения.
Личные дела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам. Круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяются директором ОУ.
При работе с личным делом, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы.
Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.
Для высылки личных дел по соответствующим запросам в другие организации необходимо разрешение руководителя данного ОУ.
Личные дела имеют длительный срок хранения.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих.
Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников образовательного учреждения, проработавших свыше 5дней.
Поступающие на работу обязаны предъявить директору трудовую книжку (для совместителя копию трудовой книжки), оформленную в установленном порядке.
Прием на работу без трудовой книжки не допускается.
Руководством для директора ОУ является Инструкция «О порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях» № 162 от 20июня 1974года.
В образовательном учреждении ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполняемых трудовых книжек:
* книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Учебно-педагогическая документация.
Школьные документы должны оформляться своевременно, четко, разборчиво, без подчисток, помарок, вызывающих сомнение в правильности внесенных данных. Записи в документах должны производится шариковой ручкой синего цвета или на пишущей машинке. Там, где имеется возможность применения компьютерной техники, допускается составление, редактирование и распечатка текстов с их помощью. Ошибка, допущенная в тексте или цифровых данных документа,
Исправляется следующим образом; ошибочные слова или цифры зачеркиваются так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, а сверху пишутся уточненные данные. Все внесенные исправления должны быть оговорены и заверены подписями лиц, оформивших документ.
Учебно-педагогическая документация школы состоит из:
При смене директора школы обязательно передаются по акту. Акт подписывается бывшим и вновь назначенным директорами, а также руководителем РУО.
В делах школы должна находиться выписка из решения администрации района о закреплении за школой микрорайона с точным образованием его границ.
В делах школы хранятся также инспекторские акты, докладные записки или справки, книга замечаний и предложений инспектирующих лиц. Ниже приводятся основные требования к ведению наиболее важных документов общеобразовательной школы.
Алфавитная книга записи обучающихся.
Алфавитная книга записи обучающихся ведется в каждой школе. В книгу записываются все
учащиеся школы. Ежегодно в нее заносятся сведения об учащихся нового приема. Фамилии учащихся в список заносятся в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они учатся. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи учащихся в книге является одновременно номером его личного дела.
Выбытие учащихся и окончание им школы оформляется приказом директора с указанием причины выбытия; одновременно в алфавитной книге делается запись: номер и дата приказа, указывается причина выбытия.
Если ранее выбывший из школы учащийся, уход, которого оформлен приказом, снова возвратится в нее, то данные о нем записываются как на вновь поступившего, при этом дата возвращения ученика с пометкой «возвращение» записывается в графе «Дата поступления в школу».
При использовании всех страниц алфавитной книги записи обучающихся на ту или иную букву, продолжение записей производятся в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве.
Исправления в книге скрепляются подписью директора школы. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы.
Личное дело учащихся.
Личное дело учащихся ведется в каждой школе и на каждого ученика с момента поступления и до ее окончания. В личное дело учащихся заносятся общие сведения об учащихся, итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (похвальные грамоты, похвальная грамота, золотая, серебряная медаль). В период обучающихся в 10-11-х классах аттестат об основном общем образовании находятся в личном деле обучающегося и выдается на руки после окончания им средней школы.
В личную карту учащегося при выбытии его из школы вкладывается форма № 286 (сведения о состоянии здоровья), заполняемая по результатам ежегодных медицинских осмотров. Личное дело учащихся 1-4 классов ведутся учителями, 5-11 классов классными руководителями. Личное дело учащихся имеет номер, соответствующий номер в алфавитной книге; по окончанию школы личное дело учащихся хранится в школе.
Классный журнал.
Классный журнал – государственный документ установленного образца.
xn--i1abbnckbmcl9fb.xn--p1ai
Делопроизводство в школе
Статьи по теме
Деятельность образовательной организации неразрывно связана с созданием документации, обеспечивающей ведение отчетности по всем управленческим операциям.
Документооборот в школе является важной составляющей административного процесса, направленного на реализацию:
Сохраните это себе, чтобы не потерять:
Документация, создаваемая для фиксации промежуточных и итоговых результатов работы управленческого состава, содержит достоверные данные о действительном состоянии всех школьных активов. Поэтому к ведению документооборота предъявляются особые требования, отраженные в действующей законодательной базе.
Новые возможности для карьерного роста
Попробуй бесплатно! Учебная программа «Менеджмент общего образования (экспресс-курс)». За прохождение - диплом о профессиональной переподготовке. Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов, сопровождаются необходимыми шаблонами и примерами.
Положение о делопроизводстве в школе
Организация документооборота в ОУ осуществляется строго в соответствии с нормативными требованиями, предусматривающими выполнение единых норм по составлению и заполнению документов в каждой школе.
Как организовать делопроизводство?
Отвечает Валентина Андреева, кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российского государственного университета правосудия
Проверяющие органы требуют, чтобы руководители образовательных организаций при обеспечении системы делопроизводства опирались на такие нормативные акты:
- Документирование административной деятельности, кадровой работы.
- Обработка и перемещение бумаг.
- Регистрация при передаче документации в архив.
- Контроль исполнения распорядительной документации.
Инструкция по делопроизводству в школе
Правила составления каждого вида документов также подлежат строгой регламентации, закрепляемой локальной инструкцией установленного образца. Положения данного локального акта применимы к заполнению бумажных и электронных носителей, что позволяет гарантировать унификацию системы школьного документооборота. При этом представленные правила заполнения бумаг применяются к бухгалтерской, технической и другим специализированным видам документации только в части общих принципов.
Заверенная инструкция по реализации делопроизводства в школе должна содержать такие разделы:
Кадровое делопроизводство в школе
В действующем трудовом законодательстве нашей страны не выделяется понятие «кадровое делопроизводство». Поэтому сотрудник, ответственный за поддержание документооборота в образовательной организации - заведующий или работник канцелярии, секретарь - в своей деятельности должен руководствоваться общими государственными нормами по вопросам документального сопровождения кадровой работы и локальными актами ОУ.
Реализация кадрового последовательного делопроизводства в школе предусматривает составление и сохранение разных типов документации, в число которой входят:
Делопроизводство в школе, образцы документов
Текстовое сопровождение деятельности школы формирует система документации, классифицируемая в соответствии со сферами применения. В рамках ведения делопроизводства в школе образцы таких документов остаются наиболее востребованными:
1. Организационные
2. Распорядительные
К их числу относится приказы:
3. Информационно-справочные
Это справки, докладные и объяснительные записки, протоколы педсоветов, тематических семинаров и форумов, письма, телеграммы, телефонограммы, документы по кадровому делопроизводству, рассмотренные выше.
4. Учебно-педагогическая документация
К их числу относится:
Хочется отметить, что в силу тенденций времени характер документооборота в ОУ меняется. Хранение оригиналов бумаг, связанное с обеспечением оптимального освещения и температурного режима в архиве, отходит на второй план. Большое количество документации силами кадровиков переводится в электронный вид, что позволяет быстро находить нужную информацию и экономить финансовые средства на содержание архива.