У нас на кассовом аппарате ЭКЛЗ заканчивается в декабре 2017 г. Организация, которая обслуживает нас, утверждает, что мы можем работать на этом кассовом аппарате, а потом перейти на онлайн кассу, якобы есть поправка к закону по этому вопросу. Налоговая нам отвечает, что мы должны снять кассовый аппарат с учета до 01.07.2017 г. и что работать на нем нельзя будет. Кто из них прав? И что все таки делать?

Ответ

Старые кассовые аппараты, которые приобретены до 1 февраля 2017 года, можно использовать до 1 июля 2017 года (П. , и ст. 7 Закона от 3 июля 2016 г. № 290-ФЗ). С 1 июля 2017 года можно применять только онлайн-кассы.

Перед тем, как зарегистрировать онлайн-кассу, придерживайтесь алгоритма.

Срочная новость от налоговиков: . Читайте в журнале

Выясните, можно ли доработать старую ККТ. Обратитесь к производителю вашей кассы. Если технику можно обновить, узнайте цену модернизации. Заодно уточните, включен ли в эту стоимость фискальный накопитель.

К этой сумме прибавьте работу центра техобслуживания (ЦТО) по доработке ККТ.

Сравните полученный результат с ценами на новые онлайн-ККТ. А также выясните функционал старой доработанной кассы и новой онлайн-кассы. Возможно, будет выгоднее купить новый аппарат, чем переделывать старый.

Таблица. Сколько стоит переход на онлайн-кассы

Проверьте, есть ли модель кассы в реестре ФНС. Для этого зайдите на сайт nalog.ru . Выберите раздел «Иные функции ФНС/Реестры и проверка контрагентов/Реестр контрольно-кассовой техники».

Также на сайте ФНС вы можете проверить конкретный кассовый аппарат и фискальный накопитель. Сервисы помогут выяснить, что производитель действительно выпускал устройства с такими заводскими номерами. Если аппарата нет в реестре, то сервис сообщит об этом.

Проверка ККТ. Сервис расположен в той же вкладке, что и реестр кассовых машин.

Укажите в поисковой строке вашу модель ККТ. А затем введите заводской номер.

Проверка фискального накопителя. На сайт nalog.ru выберите раздел «Иные функции ФНС/Реестры и проверка контрагентов/Реестр фискальных накопителей».

Составьте график замены старых касс на новые. Включите в список на замену кассы, у которых истекает срок ЭКЛЗ. Составьте список так, чтобы использовать старые ККТ как можно дольше. Если на всех аппаратах срок электронной ленты истекает после 1 июля 2017 года, то модернизируйте или купите аппараты заранее. Иначе вы можете остаться без рабочих касс, так как после 1 июля работать на старых ККТ нельзя.

Приказ о замене старой ККТ на новую

Проведите интернет в магазин. Интернет для онлайн-кассы должен быть стабильным. Уточните, если ли у интернет-провайдеров вашего региона специальные тарифы. Выясните, что для вас подойдет: проводной интернет или Wi-Fi модем.

Уточните, можно ли обновить кассовую программу. Если вы работаете с кассовым программным обеспечением, например, с товароучетной системой, выясните, будет она дорабатываться до работы по новым правилам, совместима ли она с онлайн-кассой, сколько будет стоить доработка и когда она будет проведена.

Выберите оператора фискальных данных и заключите с ним договор. Оператор станет посредником между вами и ФНС России. Найти список операторов можно на сайте ФНС России nalog.ru в разделе «Иные функции ФНС/Реестры и проверка контрагентов/Операторы фискальных данных».

Минимальная стоимость услуг оператора -- 3000 руб. в год за обслуживание одной кассы. Сумма вырастет, если вам понадобятся дополнительные услуги - аналитические данные о продажах по каждой ККТ, торговой точке, филиалам.

После заключения договора переходите к регистрации онлайн-кассы.

ККТ старого образца налоговики сами снимут с учета после 1 июля 2017 года (письмо ФНС России от 30.12.2016 № ЕД-4-20/25616). Причем в одностороннем порядке. То есть вам не нужно подать заявление.

Есть три способа регистрации онлайн-кассы.

Первый способ -- через оператора фискальных данных. Их список смотрите в таблице 16 на с. ##. Выберите оператора, заключите договор и зарегистрируйте ККТ на сайте оператора, следуя инструкциям. Это будет стоить 2 000 -- 4 000 руб. По сути все сделают за вас.

Второй способ -- через личный кабинет ККТ на сайте ФНС. Это бесплатно. Чтобы войти в сервис, у компании должен быть личный кабинет юридического лица на nalog.ru. Если кабинета нет, надо зарегистрировать его. Для этого необходима электронная подпись. Можно использовать подпись, которой директор визирует электронную отчетность.

Третий способ регистрации -- подать заявление на бумаге в любую налоговую инспекцию (ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ). Бланк заявления еще не утвержден, поэтому можно заполнить форму из проекта приказа ФНС.

После подачи заявления налоговики сообщат регистрационный номер ККТ. Его надо вбить в настройки ККТ.

В течение пяти рабочих дней после завершения регистрации инспекция вышлет электронно карточку регистрации ККТ. Если у компании нет кабинета ККТ, то инспекция отправит документ через оператора фискальных данных. Но вы можете получить в налоговой бумажный экземпляр (п. 3, 7, 11 и 12 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ).

Таблица. Производители ККТ, которые помогут выбрать онлайн‑кассу

К условиям легального применения онлайн-кассы относятся ее своевременная регистрация и перерегистрация в Налоговой службе. Если с первой процедурой все понятно, то со второй у пользователей ККТ иногда возникает больше вопросов. Давайте вместе разбираться в каких случаях и как производится перерегистрация онлайн-кассы в ФНС РФ.

Причины

Онлайн-кассу необходимо перерегистрировать, если изменены сведения, отраженные в карточке учета, которая сформирована (п. 4 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ — ССЫЛКА), за исключением:

• ИНН налогоплательщика;
• заводского номера онлайн-кассы.

Здесь все логично: ИНН и заводской номер в принципе изменены быть не могут, поскольку в первом случае речь пойдет о смене владельца онлайн-кассы, а во втором - о начале использования другой онлайн-кассы. В обоих случаях ККТ, очевидно, ставится на регистрационный учет в ФНС «с нуля».

Отметим, что в карточке учета за перерегистрируемой онлайн-кассой сохраняется исходный регистрационный номер - выданный при первичной регистрации ККТ.

Карточка регистрации онлайн-касса - документ, которым ФНС подтверждает регистрацию ККТ. Фактически, это «свидетельство о регистрации» устройства в государственном реестре. Пользователь онлайн-кассы может, если будет желание, получить электронную версию карточки в Личном кабинете налогоплательщика ФНС или запросить ее в бумажном виде при личном обращении в территориальное представительство ведомства.

В карточке регистрации ККТ отражаются следующие сведения:

• название модели ККТ;
• заводской номер ККТ (он, как мы уже знаем изменен быть не может в принципе - только если ставится новая касса);
• регистрационный номер кассы (как мы уже отметили выше, он при перерегистрации не меняется);
• название модели фискального накопителя;
• заводской номер накопителя;
• реквизиты хозяйствующего субъекта, на которого зарегистрирована онлайн-касса (наименование фирмы или ФИО ИП, ИНН, КПП юрлица, ОГРН или ОГРНИП);
• адрес, по которому используется онлайн-касса;
• место установки ККТ (указывается название магазина или, если процесс торговли не привязан к конкретному адресу - например, если ведется развозная торговля, здесь может быть отражен номер автомашины);
• отметка об использовании (неиспользовании) онлайн-кассы в составе вендинг-машины;
• номер вендинг-машины, если она используется;
• отметка о наличии (отсутствии) у налогоплательщика статуса налогового агента или субагента;
• отметка об использовании (неиспользовании) онлайн-кассы при продаже лотерейных билетов, приеме ставок;
• отметка об использовании (неиспользовании) ККТ в развозной или разносной торговле;
• отметка об использовании (неиспользовании) кассы при фискализации расчетов онлайн через интернет-магазин;
• отметка о применении (неприменении) онлайн-кассы в режиме без передачи данных;
• отметка о применении (неприменении) онлайн-кассы только в целях фискализации выручки при оказании услуг;
• отметка об использовании (неиспользовании) кассы магазином, реализующим подакцизные товары;
• сведения об Операторе фискальных данных (наименование, ИНН).

И в случае изменения любого из перечисленных сведений (кроме ИНН налогоплательщика и заводского номера) нужна перерегистрация онлайн-кассы .

Следует иметь в виду, что нарушение сроков и порядка перерегистрации онлайн-кассы может привести к штрафу:

• 1500 - 3000 рублей - на должностное лицо или ИП;
• 5000 - 10 000 рублей - на организацию.

Таким образом, чтобы знать, есть ли необходимость в перерегистрации ККТ, руководителю торгового предприятия имеет смысл (самостоятельно или обратившись к ответственному сотруднику):

1. Скачать в Личном кабинете ФНС (или заказать в бумажном виде) карточку регистрации онлайн-кассы.
2. Выписать «изменяемые» сведения из карточки и «мониторить» их на предмет изменений.

Как только изменения будут выявлены - перерегистрировать кассу. Ответственному сотруднику - сообщить о выявленных поводах для перерегистрации кассы руководству (которое затем осуществит данную процедуру в установленном законом порядке).

Как правило, самые частые поводы для перерегистрации онлайн-кассы - это смена адреса или места расчетов, смена режима пользования ККТ (например, если изначально касса применялась в развозной торговле, а затем перестала там использоваться). Руководитель фирмы или ответственный специалист должны, таким образом, поддерживать связь с непосредственными пользователями ККТ - кассирами, курьерами, чтобы своевременно отслеживать изменения в порядке применения онлайн-кассы.

Понятно, что многие из таких изменений сложно не заметить - например, если магазин переезжает целиком в другое место города. В этом случае ответственному специалисту важно просто не забыть уведомить руководство о необходимости перерегистрации кассы.

Частный случай возникновения основания для перерегистрации онлайн-кассы - замена фискального накопителя. Данная процедура имеет ряд нюансов.

Перерегистрация ККТ при замене ФН

Необходимость перерегистрации онлайн-кассы в данном случае обусловлена тем, что в новом накопителе будет, как минимум, новый заводской номер - который входит в перечень «изменяемых» сведений в карточке учета ККТ.

Иногда в переговорах и переписке технических специалистов можно услышать фразу «перерегистрация фискального накопителя». Такой процедуры законом не предусмотрено, поскольку происходит, так или иначе, перерегистрация онлайн-кассы. Однако, единственной ее причиной может быть именно замена накопителя - и такая неофициальная формулировка вполне применима.

Вместе с тем, важнейшую роль играет причина замены фискального накопителя. Примечательно, что в Законе № 54-ФЗ прямо не указано ни одной из них (в отличие от оснований для перерегистрации онлайн-кассы). Но при изучении его положений можно сделать косвенный вывод о том, что правомерно выделение следующих двух типов причин замены накопителя:

1. Причины, не связанные со сроком эксплуатации фискального накопителя («срока действия ключа фискального признака») и техническими условиями его эксплуатации.

Примеры таких причин - хищение накопителя, повреждение, «глюк».

1. Причины, связанные со сроком и техническими условиями эксплуатации накопителя .

Так, накопитель может быть заменен:

• при приближении окончания срока его эксплуатации;
• при приближении окончания срока действия формата фискальных данных, который поддерживается накопителем.

Отдельная причина замены накопителя - собственно, окончание срока его эксплуатации (истечение «срока действия ключа фискального признака»). В этом случае под «заменой» накопителя следует понимать не только его физическую замену, но и осуществление обязательного снятия ККТ с регистрационного учета - вместо перерегистрации онлайн-кассы. Таковы требования п. 16 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ.

Рассмотрим подробнее то, какими могут быть правовые последствия истечения срока эксплуатации накопителя в контексте, однако, другого важного вопроса - который заключается в определении различий между рассматриваемой процедурой - перерегистрацией онлайн-кассы, от повторной регистрации ККТ в ФНС.

Чем перерегистрация онлайн-кассы отличается от её повторной регистрации

Повторная регистрация ККТ - процедура, которая состоит из двух этапов:

• снятия ККТ с учета;
• последующей постановки ККТ на учет.

Но в связи с чем возникает потребность в повторной регистрации? Неужели нельзя обойтись простой «одноступенчатой» перерегистрацией?

Оказывается, нет.

Дело в том, что в законодательстве однозначно прописан ряд оснований, при которых онлайн-касса обязательно снимается с учета в ФНС. Эти основания можно классифицировать по двум категориям:

1. Основания для снятия ККТ с регистрации по инициативе пользователя:

• передача онлайн-кассы другому хозяйствующему субъекту;
• потеря или хищение онлайн-кассы;
• поломка онлайн-кассы.

1. Основания для снятия онлайн-кассы с регистрации по инициативе ФНС:

• прекращение хозяйствующим субъектом предпринимательской деятельности (которое сопровождается соответствующей записью в ЕГРЮЛ или ЕГРИП);
• обнаружение несоответствия ККТ требованиям закона;
• истечение срока действия фискального накопителя (тот случай, о котором мы сказали выше).

Снятие ККТ с учета подтверждается специальной карточкой - по аналогии с карточкой, которая подтверждает постановку онлайн-кассы на учет. В этом одно из документальных отличий перерегистрации от повторной регистрации - в первом случае выдается новая карточка регистрации ККТ (и именно на основе сведений в ней нужно будет «мониторить» появление причин для очередной перерегистрации). Новая карточка также оформляется при повторной регистрации снятой ККТ с учета - но уже в рамках другой юридической процедуры.

В случае, если онлайн-касса снята с учета ФНС в связи с истечением срока эксплуатации ФН, то в течение 60 дней после этого пользователю нужно через Личный кабинет передать в ФНС фискальные данные с данного фискального накопителя. А если накопитель сломан - провести его экспертизу в порядке, предусмотренном п. 8.1 и 16 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ.

Кстати, то же самое нужно сделать, если поломка стала причиной замены ФН (и, соответственно, основанием для перерегистрации ККТ). Но об этом чуть позже.

А пока что резюмируем приведенные выше тезисы о причинах перерегистрации ККТ и об отличиях данной процедуры от повторной регистрации в небольшой таблице.

Таблица

Когда нужна перерегистрация или повторная регистрация онлайн-кассы:

Итак, мы узнали о том, когда нужна перерегистрация ККТ. Теперь ознакомимся с порядком ее проведения.

Заявление о перерегистрации ККТ

Перерегистрация онлайн-кассы осуществляется в соответствии с заявлением пользователя, которое в общем случае подается через Личный кабинет на сайте ФНС. А если касса используется в режиме без передачи данных в ОФД - на бумаге с применением формы по приложению № 1 к приказу ФНС России от 29.05.2017 № ММВ-7-20/484@.

Направить такое заявление в ФНС нужно оперативно - не позднее одного рабочего дня, следующего за тем, в котором произошли корректировки в «изменяемых» реквизитах карточки учета кассовой техники . Например - перерегистрация онлайн-кассы при смене адреса: после переезда магазина и фактического начала торговли на новом месте с применением ККТ.

В общем случае для перерегистрации ККТ достаточно одного лишь заявления. Но есть много обстоятельств, при которых оно может сопровождаться необходимостью предоставления в ФНС ряда дополнительных документов.

Видео — перерегистрация ККТ без замены ФН:

В частности, это нужно сделать, если причина перерегистрации - замена фискального накопителя. В этом случае в ФНС необходимо передать (в общем случае через Личный кабинет):

• отчет о регистрации или об изменении параметров данной процедуры;
• отчет о закрытии фискального накопителя (если ФН не был похищен или сломан - вследствие чего нет возможности сформировать на нем данный отчет).

В случае, если воспользоваться Личным кабинетом нет возможности, то фискальный накопитель нужно принести в ФНС вместе с бумажным заявлением о перерегистрации - необходимые данные будут считаны с него специалистами налоговой инспекции.

Если ФН сломан, то его нужно передать на экспертизу изготовителю. В течение 30 дней изготовитель направит пользователю техническое заключение о состоянии устройства и уведомит об этом ФНС. Если экспертиза покажет, что техническая возможность считывания данных с накопителя имеется, то нужно будет попытаться их передать в ФНС еще раз - через Личный кабинет (или принести на считывание непосредственно в само ведомство) в течение 60 дней после подачи в ФНС заявления на перерегистрацию ККТ.

Экспертиза будет бесплатной, если поломка накопителя связана с заводским браком. Налоговый орган вправе определить дополнительный порядок действий налогоплательщика при перерегистрации онлайн-кассы в связи с выходном из строя фискального накопителя.

В течение 10 дней после получения заявления о перерегистрации ККТ специалисты ФНС должны сформировать новую карточку учета онлайн-кассы, а затем направить ее налогоплательщику - через Личный кабинет или через ОФД.

Новую карточку также можно запросить в бумажном виде при личном визите в ведомство.

Видео — перерегистрация ККТ при замене ФН:

Предприниматели, которые привыкли вести свои дела «в белую», всегда используют кассовый аппарат. Естественно, он поставлен на учёт в налоговой инспекции. Подобная форма учёта позволяет существенным образом облегчить составление необходимой периодической документации. Однако, рано или поздно кассовая лента в аппарате закончится. Чтобы не вызывать специалистов, выполнить замену вполне можно и самостоятельно.

Недорогие кассовые ленты и этикетки Вы сможете обнаружить в Интернете. Эти расходники присутствуют в широком ассортименте. Ниже подробно опишем процесс установки новой кассовой ленты в аппарат. Рекомендуется выполнять замену в соответствии с изложенными этапами во избежание порчи торгово-кассового оборудования.

Чтобы установить новый рулон кассовой ленты, аппарата предварительно придётся некоторым образом разобрать. Заранее следует отметить, что частичная разборка не требует специальных навыков.

Более того, не потребуется даже никакое дополнительное оборудование (отвёртки, пассатижи и т.д.). Удаление фронтальной крышки выглядит следующим образом:

• надавливая на крышку в обозначенных местах, расщёлкиваем защёлки;
• поднимая крышку аппарата на себя, удаляем её с посадочного места;
• вынимаем втулку;
• отбрасываем лапку минипринтера торгово-кассового аппарата;
• в прорезь устанавливаем край ленты с рулона;
• продеваем её через прилегающую поверхность принтера и опускаем лапку;
• закрепляем рулон ленты при помощи втулки;
• устанавливаем крышку аппарата в обратной последовательности.

Первое, на что следует обратить повышенное внимание – защёлки у крышки очень просто сломать, если осуществлять неравномерное давление на них. Ни в коем случае не пытайтесь открывать защёлки при помощи отвёрток.

Это же самое относится к удалению втулки рулона из оборудования. Она должна достаточно легко удалиться при небольшом сжатии.

После того, как рулон был установлен и прижат лапкой минипринтера, попробуйте распечатать последний чек. В случае, если не наблюдается никаких отклонений в функционировании оборудования, крышку можно закрывать.

В общей сложности процедура установки нового рулона в контрольно-кассовый аппарат занимает не более пяти минут.

Чтобы не попасть впросак, рекомендуется заблаговременно закупить достаточное количество ленты (несколько рулонов). Отметим, что ведение торговли в обход контрольно-кассового оборудования при наличии его регистрации в налоговых органах является преступлением.

В видео наглядно продемонстрирована инструкция по выполнению замены ленты в контрольно-кассовом аппарате Меркурий 115Ф:

Пройдите тест и узнайте, какая онлайн-касса подойдёт именно для Вашего бизнеса!

Чтобы принимать безналичные платежи нужен пос-терминал . Когда покупатель оплачивает покупку, аппарат выдает чек, а деньги поступают на счет магазина. На банковском языке эта услуга называется эквайрингом.

Устройство ПОС-терминала

Эквайринговые терминалы состоят из:

• дисплея;
• карт-ридера;
• клавиатуры;
• мини-компьютера, чтобы обрабатывать данные;
• модема, чтобы отправлять данные и принимать ответ банка через сотовую связь;
• устройство для печати чеков.

Терминалы принимают оплату в магазинах, кафе, ресторанах и парикмахерских . Они увеличивают выручку: по исследованию МастерКарт 92% населения используют карты для оплаты.

После оплаты клиенту выдается чек. Когда чековая лента заканчивается, ее меняют и продолжают работать.

Как заправить кассовую ленту в терминал

Чтобы заменить ленту, кассир делает следующие действия:

• откидывает крышку принтера, который печатает чеки;
• вынимает пустую втулку от старой катушки;
• вставляет кассовую ленту в терминал. Лента должна быть подходящей ширины. Если вы не знаете ширину ленты — позвоните в контактный центр производителя или прочитайте в инструкции к устройству.

Правильно вставлять ленту в кассовый терминал термочувствительным слоем вверх. Чтобы узнать где он, кассир проводит монетой по ленте. С той стороны, где остается черная полоса и будет термочувствительный слой.

Дальше кассир заправляет ленту под термофлажок, который фиксирует термоголовку к валику. Вытягивает бумагу вверх на себя и закрывает крышку принтера, который печатает чеки. Затем удаляет лишнюю бумагу по краю крышки. Терминал готов к использованию.

Перед началом работы кассир выбивает пробный кассовый чек, чтобы убедиться, что бумага установлена правильно.

Поэтому вопрос о его замене и регистрации в налоговой инспекции больше неактуален. В то же время продавец может продолжать вести журнал добровольно. Как это делать правильно, рассказываем .

Замена журнала кассира-операциониста в налоговой может быть вызвана 2 причинами: либо журнал закончился, либо был потерян.

Замена журнала кассира-операциониста при его завершении

В ситуации, когда у налогоплательщика - владельца ККТ нет больше места в журнале кассира-операциониста для осуществления записей по кассовым операциям, необходимо завести новый документ, а старый, сделав в нем отметку в налоговом органе о его завершении, оставить у себя на хранение на срок до 5 лет. При этом кассир должен отразить после всех записей последней страницы журнала итоговую сумму выручки, которая нарастающим итогом прошла по всему журналу с самого начала его использования до финальной операции, отраженной в нем. Указанные сведения заверяются подписями кассира, руководителя и главного бухгалтера, после чего проставляется печать (при ее наличии). В таком виде журнал отправляется в налоговую инспекцию.

Новый журнал регистрируется в налоговом органе одновременно с закрытием старого журнала.

Для осуществления указанных процедур налогоплательщику следует представить:

1. Заявление о замене журнала кассира-операциониста.
2. Сам закончившийся журнал.
3. Z-отчет, запись по которому была финальной в использованном журнале.
4. Новый журнал.
5. Документ, подтверждающий регистрацию ККТ.
6. Доверенность на лицо, которое осуществляет подачу данных документов (если это не руководитель или не главный бухгалтер).

О порядке ведения кассовых операций см. в материале «Приходные и расходные кассовые операции (особенности)» .

Замена журнала кассира-операциониста при его утере

Если же налогоплательщик по каким-то причинам потерял журнал, для его замены помимо вышеперечисленных документов (с тем отличием, что сам потерянный журнал невозможно будет представить) потребуется объяснительная записка, в которой будут отражены причины, повлекшие его утерю. Кроме того, налоговый орган может провести дополнительные контрольные мероприятия, в ходе которых могут быть запрошены прочие документы и пояснения, а также может потребоваться представление самой ККТ.

ВАЖНО! За утрату журнала кассира-операциониста предусмотрена ответственность за нарушение налогового законодательства по ст. 120 НК РФ - штраф в 10 000-30 000 руб. Кроме того, возможно административное взыскание по ст. 15.1 КоАП РФ: с должностных лиц - 4 000-5 000 руб., с организации - 40 000-50 000 руб.

О нюансах применении ст. 120 НК РФ см. в материале «Ст. 120 НК РФ (2015): вопросы и ответы» .

Итоги

Организации и ИП, деятельность которых сопряжена с работой с денежной наличностью, должны очень бдительно подходить к вопросу ведения кассовых документов. Ведь в случае их утери придется не только объясняться с налоговой, но и возможно быть привлеченным к ответственности.